Кассовая книга (КО-4) в 1С

Российское законодательство требует от любых организаций, ведущих операции с наличными денежными средствами, осуществлять соответствующий учет. Все операции движения с наличными деньгами фиксируются приходными или расходными кассовыми ордерами.

Кроме того, в организации должна существовать кассовая книга (КО-4), в которую подневно вносятся данные обо всех совершаемых операциях данной группы. Для каждого из книжных листов предусматривается наличие двух идентичных экземпляров – вкладного листа и отчета кассира.

Кассовая книга может существовать в бумажном виде с нумерацией и прошивкой листов, а может вестись электронно в программе 1С. П последнем случае она выполнена в виде отчета. Преимущество электронного варианта заключается в том, что все записи в книги формируются автоматически на основе заносимых первичных документов, чем облегчается работа кассира.

Настройка кассовой книги в 1С

Переход в журнал осуществляется через журнал кассовых документов, где имеется соответствующая кнопка (путь «Банк и касса» — «Касса» — «Кассовые документы»).

После нажатия на кнопку пользователю предлагается новая форма, в которой проводятся необходимые настройки. Установить требуется период (традиционно он выбирается в 1 сутки), но выбрать можно и любой другой вариант с обязательным ежедневным формированием листов.

В случае, если программа используется для организации учета нескольких организаций, требуется указать конкретную из них. Через кнопку «Показать настройки» имеется возможность внести корректировки в вид документа при его демонстрации.

Настройки позволяют проводить изменение следующего перечня параметров:

• Формирование по основной деятельности или деятельности контрагента.
• Создание обложки и заднего листа. В этом случае будет проведена подготовка к распечатке документа, с указанием основных реквизитов организации на первом листе и полями для подписей руководителей и проведения подшивки на последнем.
• Вывод основания кассовых ордеров. Наличие установленного флажка в данном поле обеспечит указание в каждой строке книги сведений, внесенных в кассовый ордер в поле «Основание». В противном случае подобного отражения данных не будет.
• Нумерация листов. Данная опция необходимо, когда книга начата не в начале года, и первый лист должен оказаться отличным страницы №1. В таком случае пользователь самостоятельно задает необходимое число.
• Кассир и бухгалтер. Имеется возможность вписать в книгу ответственных лиц, в том числе выбрать нужных работников из внесенного в программу справочника.

Формирование и печать кассовой книги

Формирование кассовой книги осуществляется на основе кнопки «Сформировать». Каждая из строк несет в себе номер, данные по получению или выдаче средств (от кого или кому), основание для операции, корреспондентский счет, сумма приходной/расходной операции.

В журнале также отражаются остатки на начало каждого дня, дата, итоговые значения по приходу и расходу за отчетный день, остаются места для подписей ответственных лиц. Запись ведется в двух экземплярах, а через кнопку «Печать» документ можно перевести в бумажный формат.

Вместе с другими отчетами сохранение кассовой книги не предусматривается. Ее формирование ведется по запросу пользователя на основе имеющейся первичной документации.