Обмен электронными документами в 1С

Система электронного документооборота выступает современным средством повышения эффективности взаимодействия участников хозяйственной деятельности, за счет применения передовых телекоммуникационных решений.

Наиболее простым вариантом электронного документооборота выступает отправка файлов в форматах Word или Excel через электронную почту. Такие сообщения не всегда своевременно замечаются получателем, а главное, они не предусматривают наличия подписи и печати отправителя, то есть основных атрибутов заверения.

С учетом того, что рассматриваемый нами оборот документами предусмотрен в рамках программы 1C, направляемые документы должны обладать определенным форматом, позволяющим программам принимать и обрабатывать файлы.

С целью упорядочивания электронного документооборота существует определенный набор правил и требований к исходным файлам, причем для части из них предполагается утвержденный на государственном уровне формат, например, электронный счет-фактура.

Настройка электронного документооборота для 1С

При создании решений для электронного документооборота компания 1С сотрудничает с разработчиками компании «Такском». Совместная работа привела к появлению специализированного модуля обмена данными.

В результате удалось разработать инструмент, обеспечивающий не только передачу данных, но и их последующую трансформацию в документы формата 1С, например, счета-фактуры, документы поступления и складского учета. Кроме того, подобная система взаимодействия участников обеспечивает:

• Сохранение привычного пользовательского интерфейса, что упрощает и ускоряет работу;
• Возможность обойтись без необходимости установки дополнительных программ.

Сама процедура настроек включает в себя несколько последовательных действий:

1. Для начала определяется возможность использования электронного документооборота. Для этого необходимо применять версию 1С от 2.15 и выше, а применяемая на предприятии конфигурация оснащена соответствующим модулем.
2. Для активации требуется направить заявку на активацию предустановленного модуля обмена данными. Подача заявки осуществляется пользователем через форму «Личного кабинета».
3. После прохождения утверждения заявки она будет активирована, и пользователю предоставлен полноценный функционал, созданный разработчиками программного продукта.
4. После этого этапа можно выполнять непосредственно программные настройки в 1С.

Для начала необходимо обратиться к разделу «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Настройки обмена электронными документами».

Далее требуется сделать флажками соответствующие отметки, а затем перейти по ссылке «Подключиться к сервису 1С-Такском» указать данные ключа активации.

После этого для каждого документа будет доступна новая кнопка «ЭДО», собравшая в себе все операции, доступные для данного электронного документа. Например, документ «Счет-фактура выданный» обладает следующим внешним видом:

Перед первой отправкой необходимости убедиться в активации аналогичного модуля у получателя документа, а также уведомить его об отправке для контроля. При отправке электронных документов в надзорные органы также необходим ввод сертификатов ключей, выдаваемых указанными организациями.