Оформление и выплаты командировочных в 1С

В случае, когда работник направляется в командировку, необходимо не только провести ее по программе, но и оформить соответствующие выплаты. Все это позволяет сделать программа 1С. Оформление командировки оформляется приказом директора по организации, и только в случае согласия работника документ направляется в бухгалтерию для дальнейшего оформления.

Последняя оформляет командировочная удостоверение, прием до данной стадии никакие действия в программе 1С не производятся. Первой операцией в программе выступает выдача средств подотчетному лицу.

Выдача командировочных в 1С

В большинстве случаев деньги, отправляющемуся в командировку работнику, выдаются наличными через кассу с формированием расходного кассового ордера. В последнее время все чаще применяется перечисление на банковскую карту. В последнем случае формируется «Списание с расчетного счета».

Первоначальная сумма определяется не точно, на основе предположений по тратам на дорогу, проживание и выдачу суточных. Выдача средств осуществляется на основе заявления сотрудника с указанием цели (командировочные расходы) и необходимой суммы.

При выдаче из кассы требуется перейти в раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы» — «Выдача». После чего открывается новое окно для заполнения. Вид операции выбирается «Подотчетному лицу». Среди вносимых реквизитов необходимо указать организацию, работника, получающего деньги, их сумму, номер полученного заявления. В качестве комментария можно дополнительно включить информацию о том, что средства выделяются в качестве аванса на организацию командировки.

После проведения документа система создаст набор необходимых проводок, отражающих проведенные действия.

Соответственно работник теперь имеет задолженность, за которую ему необходимо отчитаться.

Отчет сотрудника о командировочных расходах

После того, как работник вернулся, ему необходимо отчитаться о потраченных средствах. Для этого создается «Авансовый отчет», создаваемый в разделе «Кассовых документов». Создание документа осуществляется через кнопку «Создать», открывающую новое окно для заполнения.

В шапке указывается подотчетное лицо, а через закладку «Авансы» кнопкой «Добавить» указывается расходный ордер, которым производилась выдача средств.

Через закладку «Прочее» указываются основные направления, на которые были израсходованы деньги работником. В случаях, когда были совершены какие-то приобретения, вносится информация во вкладку «Товары».

Заполненная вкладка «Прочее» обладает следующим видом:

После того, как документ проведен, а система создала необходимые проводки. Они позволяют увидеть, что величина задолженности, имеющейся перед работником, стала меньше на 2.000 рублей.

С учетом того, что расходы уже фактически понесены, происходит их отражение в КУДиР.